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Las mejores apps para el trabajo remoto: ¡teletrabajar a distancia es más fácil con ellas!

app para trabajar a distancia

La práctica nos ha demostrado que trabajar desde casa es tan o más productivo que hacerlo desde la oficina. Las razones son muchas, y sin importar cuáles sean estas no servirán de mucho si no contamos con las herramientas necesarias que permitan gestionar todo el trabajo asignado.

Si desde hace poco estás en esta situación, aquí te ayudaremos con las mejores apps para trabajar a distancia y convertir tus dispositivos en una mini oficina ambulante.

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Mejores aplicaciones para teletrabajar en remoto este 2020      

Sin importar que sea desde el ordenador, la tablet o incluso desde el móvil, las siguientes apps para trabajar a distancia te ofrecerán tanta comodidad y rango de acción que te sentirás como si estuvieras presencialmente en la oficina.

Buena parte de estas son muy fáciles de usar y son asequibles para que pequeñas y grandes empresas puedan contratarlas a sus trabajadores. Sin nada más que añadir, estas son las mejores aplicaciones para trabajar desde casa.

Microsoft Teams

Integrado en el paquete 365 de Microsoft Office, Microsoft Teams es una de las mejores herramientas para interconectar a todos los empleados en un solo lugar. El software permite acceder a salas de chat (grupales e individuales), pactar reuniones, realizar llamadas y compartir contenido como documentos Excel y PowerPoint.

Con un solo clic puedes hacer videollamadas grupales en la app con un máximo de 10.000 usuarios, sin importar en qué país se encuentren.

Recuerda que no se puede obtener individualmente, sino como parte del paquete 365. Los planes de este para empresas son muy variados. Van desde los 8,80 € por trabajador al mes y también puedes adquirir versiones personales a partir de 69,00 € al año.

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Toggl: Horario de Trabajo   

Una app que ha sido pensada para trabajadores independientes, aunque puede ser utilizada por cualquiera que desee gestionar su tiempo de forma más ordenada. El objetivo es ayudar a controlar la gestión de tu tiempo laboral para que así alcances un mejor rendimiento trabajando desde casa.

El software se sincroniza automáticamente con tu calendario para recibir las asignaciones diarias anotadas. Diariamente te suministra estadísticas, reportes y gráficos de cómo ha sido tu rendimiento laboral. Puedes crear decenas de entradas para proyectos, clientes, temáticas y demás a las cuales puedes asignar determinado tiempo al día.

La versión individual es gratuita, pero la de empresas, que integra un mayor número de funciones, cuenta con 2 paquetes: Premium y Enterprise. Aunque solo está disponible en inglés, su interfaz intuitiva permite que cualquiera pueda acceder a sus funciones con un poco de comprensión lectora básica.

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Dropbox: para compartir en la nube

Dropbox te permite gestionar tus archivos de forma remota y sin conexión para que siempre tengas acceso a estos a la mayor brevedad posible. Además, la sincronización entre todos tus dispositivos es automática. De esta forma, tendrás tu móvil, ordenador y tableta siempre al día.

Son varias las formas en que la app para guardar archivos en la nube puede beneficiar a trabajadores que ejercen funciones desde casa, ya que permite crear carpetas con informes de acceso grupal, diseñar un tablón de anuncios con las últimas novedades de la empresa o procesar todo el flujo de trabajo en carpetas específicas, entre otras funciones.

La aplicación se puede instalar de forma gratuita, aunque las versiones Plus (9,99 euros al mes) y Profesional (16,58 euros) amplían el almacenamiento disponible a 2 y 3 TB respectivamente.

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Microsoft Office para móviles        

Software con el cual podrás gestionar los 3 principales programas de Microsoft: Word, Excel y PowerPoint. La app ha sido diseñada para ser usada en dispositivos móviles, principalmente smartphones. Con esta aplicación podrás crear y editar archivos en este formato en tiempo real y en compañía con otros usuarios.

Esta versión para móviles cuenta con algunas características interesantes como la posibilidad de firmar PDF con el dedo, convertir cualquier documento a este formato en segundos, leer códigos QR con el móvil para abrir vínculos de forma más simplificada, crear notas rápidas con apuntes o ideas o escanear imágenes o documentos con tu smartphone .

El almacenamiento se realiza en la nube para que siempre tengas acceso a tus creaciones sin importar dónde estés. Su descarga es gratuita, aunque necesitarás de una cuenta/plan en 365 para poder acceder a todas las herramientas.

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Evernote: organízate bien   

Denominada por muchos como la mejor aplicación para tomar notas, Evernote te permite gestionar tus ideas en texto, audio, imágenes o archivos de proyectos. También te permite escanear contenido para que puedas almacenarlo en la nube al tiempo que se sincroniza con todos tus dispositivos.

Aunque la versión Premium ofrece funciones interesante para las empresas, la suscripción a Business, por solo 14.99 euros es la que mejor se adapta a las necesidades del equipo de trabajo.

Entre otros programas, la app se puede sincronizar con Outlook, Google Drive, Slack, Salesforce y Microsoft Teams. Con ayuda de estos podrás gestionar mejor el flujo de trabajo y las asignaciones correspondientes de cada persona. En caso de que tengas problemas con la gestión de una herramienta, su servicio técnico está dispuesto a ayudarte.

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Skype, perfecta para videollamadas

Perfecta para hacer reuniones entre un equipo de trabajo de hasta 50 personas. La conexión puede realizarse desde cualquier dispositivo y es 100% gratuita.

Si buscas algo más profesional, entra y descubre cómo funciona Skype Business para Empresas

Entre las funciones disponibles durante las conexiones destacamos 3 que son de gran ayuda en el campo laboral: Para empezar, el software te permite grabar cada videollamada para poder acceder a esta las veces que desees posteriormente. Con ello podrás tomar notas más precisas o repasar un punto de gran valor.

Asimismo, la herramienta de desenfoque es de gran utilidad para que atención se centre exclusivamente en compañero que tiene la palabra. También puedes compartir tu pantalla en Skype para transmitir archivos o gráficos con los demás usuarios.

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LogMe In: accede de forma segura a todos tus archivos  

Un software que será de gran ayuda para aquellos que no acostumbran a almacenar los archivos en la nube. Con su ayuda puedes acceder a un ordenador de forma remota para extraer de este archivos, documentos, fotos y hasta programas.

Su funcionamiento es muy simple. Solo debes instalar la app en tu dispositivo o hacer lo mismo en el ordenador. Una vez hecho esto y después de crear la cuenta, podrás transferir de forma bidireccional cualquier tipo de contenido.

La herramienta solo es gratuita durante 2 semanas. Después de este tiempo deberás suscribirte a algunos de los planes. Por ejemplo, para pequeñas empresas empiezan a partir de los 127 euros al mes con usuarios ilimitados y un acceso máximo de 10 ordenadores al mismo tiempo.

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Asana: organiza proyectos de equipo         

Aunque puede ser utilizada también por trabajadores independientes, las herramientas disponibles son mejor aprovechadas para que los dueños de pequeñas empresas puedan valorar cómo es el avance diario de cada uno de los empleados.

Estos pueden planificar y gestionar asignaciones, tareas, proyectos, objetivos y logros de forma individual o a través de grupos de trabajo. Todo se demarca en un plazo de entrega máximo al cual se puede acceder en tiempo real y contrastando el nivel de avance de cada uno de los trabajadores.

Su descarga es gratuita, pero bajo una versión de prueba que solo está disponible durante unos pocos días. Los planes son muy variados, pero el más apropiado para pequeñas y medianas empresas es el Business, que puede ser contratado por 24,99 euros al mes.

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Mindly: estructura tus ideas

Mindly es de gran ayuda en caso de que estés preparándote para realizar un proyecto, ser ponente en una reunión online, presentar tus avances frente a tu jefe o simplemente apuntar de forma práctica tus ideas e impresiones.

Las notas que hagas pueden ser acompañadas con imágenes, gráficos, estadísticas o íconos para que puedas llamar la atención de una manera visual. También puedes organizar la información en forma de esquemas o mapas conceptuales que posteriormente se pueden exportar en PDF.

Puedes ir añadiendo a su pantalla principal las entradas en forma de globos de ideas que puedes ir configurando en cuanto al color y su jerarquía. Para hacer tus notas más seguras, puedes personalizar un código de acceso rápido. Su descarga y uso es gratuito, pero si quieres ampliar la cantidad de entradas que puedes hacer necesitarás una suscripción.

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Smarter Time: aumenta tu productividad  

Compatible con Android, Windows, macOS y Linux, Smarter Time será de utilidad para aquellos que aún se están acostumbrando a trabajar desde casa y no han aprendido a gestionar su día a día.

Su funcionamiento es muy simple: solo tienes que añadir tu agenda de propósitos para cada jornada y el software, en base a un asistente inteligente, podrá determinar el tiempo que dedicas para cada actividad, mostrándote en pantalla gráficos detallados que incluso te enseñan el porcentaje de tiempo diario que dedicas a trabajar o a otros menesteres.

Para que los resultados sean lo más objetivos posibles, necesitas que el móvil siempre esté contigo. Así podrá calcular en base a IA tus movimientos y el tiempo que dedicas para cada tarea. Su uso es gratuito, aunque la versión Pro ofrece mayores funciones complementarias. Por el momento no está disponible para iOS.

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Loop y Momentum: analiza y mejora tus hábitos  

Si la opción anterior te parece incompleta, Loop y Momentum serán dos apps interesantes. En el primer caso, el software sirve como un asistente en el que podrás incorporar tus metas diarias. En base a tu comportamiento, la app te sugerirá qué tareas no estás cumpliendo y cómo lo puedes mejorar.

Cuenta con un sistema de notificaciones a modo de recordatorio, un apartado con gráficos de comportamiento y una herramienta para incentivar a cumplir tus objetivos que te recompensa cuando los alcanzas y te penaliza si no los cumples.

Momentum solo está disponible para usuarios de iOS y cuenta con un funcionamiento similar. Podrás gestionar dentro de la app las metas semanales y establecer recordatorios temporales para que no pases por alto algunos de los objetivos planteados.

Loop app

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Google Keep: toma notas    

La app de Google Keep te permite gestionar las funciones de una manera más ordenada. La puedes usar para apuntar cualquier idea de tu trabajo y así tenerla siempre a la mano. Su interfaz te permite activar un sistema de notificaciones con las cuales nunca más olvidarás cumplir determinada tarea.

Puedes compartir las notas que hagas con cualquier usuario que tenga la app y también se puede editar entradas en conjunto y en tiempo real.

Si tienes las manos ocupadas su transcriptor de audio a texto te facilita subir notas de voz y estás se procesarán de forma automática de forma escrita. Todo el contenido lo puedes catalogar como más te guste y su sincronización te garantiza poder entrar y editar desde cualquier dispositivo. Su uso es gratuito y está disponible en varios idiomas. Aprovecha una de las mejores apps de Google en este 2020:

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Fintonic: tu app de finanzas personales      

Si semanalmente gestionas muchos pagos a trabajadores, socios o clientes, quizá no estaría mal que recibieras el apoyo de Fintonic, la app en la que puedes procesar, controlar y acceder al estado actual de tus bancos. Una buena y fiable app para controlar los gastos de forma sencilla.

El software es independiente a las entidades bancarias y no solo podrás revisar tu historial de movimientos, sino también los recibos duplicados, pagos atrasados, estado de los seguros, comisiones y demás. El objeto principal es que puedas tener un mayor control de tus ganancias y gastos, de manera que ahorres a corto y medio plazo.

También cuenta con un asistente virtual que te dará una aproximación de lo que puedes gastar el próximo mes en base a tu comportamiento actual. Si lo deseas, puedes solicitar préstamos a las más de 50 entidades bancarias asociadas. Su uso no requiere de un gasto adicional.

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Bienestar Digital: Desconecta de vez en cuando

Más allá de serte útil para poder gestionar tus asignaciones diarias, esta app te ayuda a delimitar la cantidad de tiempo que pasas trabajando o descansando y en base a esto poder valorar si necesitas desconectar o gestionar mejor tu tiempo.

Al final del día te muestra una serie de datos como la cantidad de tiempo exacta en que usas una aplicación, el número total de notificaciones que recibes diariamente, las veces que has desbloqueado el dispositivo durante la jornada y demás estadísticas complementarias.

Es una app recomendada para que puedas reconsiderar el tiempo que dedicas a las redes sociales o a los videojuegos para que lo puedas invertir en algo más productivo. Su descarga es gratuita y solo está disponible para dispositivos Android.

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Zoom Cloud Meetings: para reuniones online       

Una herramienta utilizada desde hace varios años por pequeñas y medianas empresas para conectar en un solo lugar y de forma online a todos sus trabajadores. Permite grabar las sesiones y transcribirlas en textos. Una de las apps para reuniones más usadas en los últimos tiempos.

En total, pueden participar en una reunión 300 empleados, los cuales tienes acceso a varias funciones como una sala de chat, compartir pantalla, subir archivos directamente desde Google Drive o Dropbox, enviar audios e imágenes y modificar el fondo para transmitir un tono más formal.

Las reuniones en la versión gratuita se limitan a 40 minutos, mientras que en la app Premium son ilimitadas. Los planes para las empresas empiezan a partir de 18.99 euros. Dispone de un cifrado que garantiza la privacidad de los temas que se discuten.

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Trello: organización de todo

Orientado 100% a contextos laborales, Trello es un lugar perfecto para que puedas gestionar todos tus proyectos de forma rápida y ordenada. El contenido se organiza en tableros que a su vez integra listas de los objetivos que tienes cumplir para el día, la semana o el mes.

Con solo pulsar un botón en pantalla puedes compartir las ideas con otros usuarios o crear tableros públicos para tu equipo de trabajo pueda editar en tiempo real.

Su interfaz te permite subir archivos directamente desde Dropbox o Google Drive, aunque también lo puedes hacer localmente. También puedes compartir fotos y vídeos, realizar comentarios sobre los distintos proyectos y asignar tareas. Se puede utilizar gratuitamente, aunque para algunos privilegios necesitarás de una suscripción.

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Monday: tu centro de trabajo online          

Si eres de los que acostumbra asignar y hacer trabajos en equipos, Monday es una app que no puede faltar en tu dispositivo. Su interfaz es muy sencilla, pero la forma en que sus herramientas están distribuidas es perfecta para que puedas tener control de la entrega de lo asignado.

Si quieres empezar un nuevo proyecto solo tienes que crear una nueva entrada, asignarle un nombre, elegir quiénes serán los encargados del mismo y suministrar las indicaciones de cómo es que quieres que se desarrolle.

A través del chat puedes enviar todo tipo de información, bien sea en audio, texto e imagen. Con ayuda de etiquetas (en proceso, listo, estancado, revisar, debatir) puedes conocer avance de los proyectos sin la necesidad de abrirlos y también configurar el tiempo de entrega establecido. Su uso es completamente gratuito.

monday.com app

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Slack: comunicación y colaboración entre equipos

Aunque la app anterior te permitía trabajar con grupos considerablemente grandes, Slack lleva las cosas un peldaño más arriba al estar orientada también para grandes empresas. Lo primero que hay que destacar es que permite extraer contenido de Dropbox, Google Drive, Asana, Salesforce, Zendesk y Twitter.

El software conjuga en un solo lugar las asignaciones de proyectos y una agenda con tareas por realizar (como reuniones, envíos a clientes y demás). Su atento sistema de notificaciones te alertará de cada cosa que tienes pendiente para que no vayas acumulando trabajo.

Puedes crear equipos de trabajo para discutir un proyecto, asignar actividades, valorar el progreso de los trabajos o compartir archivos con los demás de forma rápida y sincronizar todo para que puedas acceder desde varios dispositivos. Su uso no conlleva gasto alguno y puede ser configurado en varios idiomas.

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Con el espectro de opciones que te hemos dado, esperamos haber contribuido a mejorar tus jornadas desde casa. Como te habrás dado cuenta, algunas de las apps analizadas pueden ser usadas en conjunto con otras para así alcanzar una comodidad, fluidez y eficiencia mayor.

Un consejo extra que te damos antes de despedirnos es que, aunque se haga en casa, el trabajo sigue siendo trabajo. Si quieres alcanzar el mismo nivel de productividad, tienes que esforzarte tanto como lo haces presencialmente.