Cómo configurar y usar WhatsApp Business en tu negocio

Para usar WhatsApp Business, instala la app, registra el número de tu negocio (de celular o de línea fija) con el código de seis dígitos y crea el perfil de empresa: nombre, hasta tres categorías, horario, foto, dirección y sitio web. Después, en la pestaña Herramientas, activa el mensaje de bienvenida, el de ausencia, las respuestas rápidas y tu enlace directo.

Verificado en: Fuentes oficiales leidas el 2026-10-08: faq.whatsapp.com (1344487902959714, 665643701880397, 665179381840568, 793641088597363, 501866148528310, 2565868990219715, 1791149784551042, 1102928584767164, 3398508707096369, 502291734918768, 5146068842165793, 2115625802107717, 3872729742954601, 723378546580115, 405903568419894). · Cómo verificamos

Si acabas de instalar WhatsApp Business y no sabes por dónde empezar, tranquilo, es lo más normal: la app abre con un montón de pantallas y menús con nombres que no siempre se parecen a lo que esperabas. Te voy a explicar, en el orden en que te conviene hacerlo, cómo dejar tu cuenta lista para atender clientes, con los nombres que usa hoy la ayuda oficial de WhatsApp. Lo que tus clientes ven primero va arriba; los ajustes finos, después.

¿Qué tienes que configurar y en qué orden?

Antes de empezar: ¿qué número vas a usar?

Esta es la decisión que más cuesta cambiar después, así que piénsala bien. WhatsApp Business y WhatsApp normal pueden convivir en el mismo teléfono, pero cada app necesita un número distinto: según la ayuda oficial, no es posible usar un mismo número en las dos aplicaciones al mismo tiempo. Además, una cuenta de WhatsApp Business solo se verifica con un número; no puedes añadirle un segundo.

Tienes dos caminos:

• Un número nuevo para el negocio (otro chip o la línea fija del local). Así separas lo personal de lo comercial.
• Tu número de siempre. En ese caso no empiezas de cero: puedes pasar tu cuenta de WhatsApp a WhatsApp Business con el historial de chats y los archivos. Te lo cuento paso a paso en cómo pasar de WhatsApp a WhatsApp Business y volver.

Si todavía no tienes la app, empieza por descargar WhatsApp Business en tu teléfono desde la tienda oficial y vuelve aquí cuando la abras por primera vez.

¿Cómo se crea la cuenta de WhatsApp Business?

Al abrir la app, revisa las Condiciones del servicio y toca Aceptar y continuar. Luego llega el registro del número:

1. En la lista desplegable, elige tu país. El código del país aparece solo en el campo de la izquierda.
2. Escribe tu número en la casilla de la derecha, sin ceros delante.
3. Toca OK para recibir el código de registro. Si te aparece el botón Llámame, también puedes pedirlo por llamada.
4. Escribe el código de 6 dígitos que te llegó por SMS o que te dictó la llamada.

Si el SMS no llega, espera a que se complete la barra de progreso: la ayuda indica que puede tardar hasta 10 minutos. Cuando se acaba el tiempo aparece la opción de llamada, y una voz automática te dice el código. Un aviso importante: no intentes adivinar el código, porque si lo haces te bloquean el acceso durante un tiempo. Y nunca se lo compartas a nadie, ni a alguien que diga ser de WhatsApp.

Después, WhatsApp busca si hay una copia de seguridad asociada a tu número. Si la encuentra, puedes restaurar tus chats; si no, la app te lleva directamente a crear el perfil de empresa.

¿Se puede usar sin chip, con una línea fija?

¡Sí! Esta es una de las ventajas de WhatsApp Business frente a la app normal. La app se instala en un smartphone con internet (por datos o wifi), pero el número que registras puede ser el fijo de tu negocio. En ese caso, toca Llámame para que te llamen a esa línea y te digan el código.

Eso sí, hay números que no se aceptan: los de VoIP, los gratuitos, las líneas premium con cargo por llamada y los de acceso universal. Tampoco sirven las extensiones de un conmutador: tiene que ser un número fijo directo, porque por seguridad el código solo se envía al número que vas a usar en la cuenta. Ten en cuenta también que tu compañía telefónica puede cobrarte la llamada o el SMS.

¿Cómo crear tu perfil de empresa?

El perfil es tu escaparate: es lo que ve un cliente cuando toca tu nombre en el chat. La propia ayuda dice que un perfil completo reduce las preguntas que te hacen sobre cosas como el horario, así que vale la pena dedicarle cinco minutos. Al crear la cuenta, la app te guía así:

1. Escribe el nombre de la empresa y toca Siguiente.
2. Selecciona hasta tres categorías. Puedes elegir entre las sugeridas o tocar + Ver más categorías.
3. Añade tu horario comercial.
4. Pon una foto del perfil (o toca Omitir para hacerlo más tarde).
5. Escribe la dirección del negocio y el enlace a tu sitio web.
6. Añade una descripción que cuente a qué te dedicas y toca Continuar > OK.

Al escribir la descripción verás el ícono Mejorar con Meta AI, que te propone versiones a partir de tu borrador. Es opcional y siempre puedes editar lo que genere.

El nombre de la empresa: las reglas oficiales

Aquí es donde mucha gente se equivoca sin saberlo. Para cumplir los requisitos, el nombre de empresa no puede llevar:

• Todas las letras en mayúscula, salvo que sea un acrónimo. Solo va en mayúscula la primera letra de cada palabra, y las conjunciones en minúscula: "Burritos y Tacos de Tammy", no "BURRITOS Y TACOS DE TAMMY".
• Más de un espacio entre palabras, ni puntuación innecesaria.
• Emojis ni símbolos como la arroba.
• Ninguna variación de la palabra WhatsApp.

Tampoco puede ser solo el nombre completo de una persona, un término genérico (como "Moda"), una ubicación genérica o tener tres caracteres o menos. Si tu marca ya se escribe así fuera de WhatsApp (por ejemplo, con mayúsculas propias), la ayuda permite respetar ese formato. Y un detalle útil: con una cuenta de empresa estándar, el cliente ve el nombre con el que te guardó en sus contactos o, si no te guardó, solo tu número.

Categorías, dirección, web y correo

No existen las categorías personalizadas. Si no encuentras la tuya, la ayuda recomienda usar una más genérica u Otras empresas. En el sitio web, escribe la dirección completa con https:// delante, o no se guardará bien. Los cambios del perfil pueden tardar unos minutos en verse; si no aparecen, cierra la app y vuelve a abrirla. Lo que no te recomiendo es reinstalarla por eso: la ayuda avisa de que rara vez lo resuelve y puedes perder el historial y los datos del perfil.

Foto, portada y nombre de usuario

Además de la foto del perfil puedes poner una foto de portada, y las dos son públicas por defecto. También puedes crear un nombre de usuario de la empresa para que te encuentren más fácil; es opcional y no es lo mismo que el nombre de empresa. Si después usas WhatsApp Business en la computadora, ten presente que el nombre, el número y las cuentas vinculadas solo se pueden cambiar desde la app del teléfono.

¿Cómo poner tu horario de atención?

El horario lo añades al crear el perfil y lo puedes cambiar cuando quieras desde la edición del perfil de empresa. La ayuda describe tres plantillas:

• Abierto en horario específico: marcas los días que abres y, si quieres, las horas de cada día.
• Abierto siempre: marcas los días en que está abierto el negocio, sin indicar horas.
• Solo con cita: marcas los días en que atiendes con cita previa.

No te lo saltes, porque el horario se reutiliza en otras funciones: sin él no podrás usar la opción de ausencia Fuera del horario comercial, y además alimenta las respuestas rápidas predeterminadas.

¿Dónde se activan los mensajes automáticos?

Los dos están en la pestaña Herramientas y funcionan igual: activas el interruptor, escribes el texto y eliges los destinatarios (todos, los que no están en tus contactos, todos excepto algunos, o solo algunos). Los dos necesitan que tu teléfono tenga conexión a internet.

Mensaje de bienvenida

En Herramientas, toca Mensaje de bienvenida y activa Enviar mensaje de bienvenida. Se manda solo cuando un cliente te escribe por primera vez o cuando vuelve después de 14 días sin escribirte. Si lo activaste y no sale, revisa una cosa: cuando Meta Business Agent está conectado, el mensaje de bienvenida se desactiva automáticamente.

Mensaje de ausencia

En Herramientas, toca Mensaje de ausencia, activa Enviar mensaje de ausencia y entra en Programar para elegir cuándo sale: Enviar siempre, Horario personalizado o Fuera del horario comercial. Esta última solo aparece si definiste el horario en tu perfil.

Ojo, el mensaje de ausencia responde a quien te escribe; no sirve para mandar mensajes a una hora. Si es eso lo que buscas, mira cómo programar mensajes en WhatsApp. Y si quieres ideas de textos para cada tipo de negocio y todos los detalles de estos ajustes, los tienes en la guía de mensajes automáticos en WhatsApp Business.

¿Cómo crear respuestas rápidas?

Las respuestas rápidas son atajos para los mensajes que mandas todos los días, y pueden incluir imágenes y videos. Para crear una:

1. En la pestaña Herramientas, toca Respuestas rápidas.
2. Toca el ícono para añadir una nueva y escribe el Mensaje.
3. En Acceso directo, pon la palabra corta con la que la vas a llamar.
4. Toca Guardar.

Para usarla, abre un chat y escribe / en el cuadro de mensaje: te salen todas tus respuestas rápidas. Puedes guardar un máximo de 50. Hay un plus que mucha gente no conoce: la app crea respuestas predeterminadas con los datos de tu perfil (horario, dirección), así que cuanto más completo esté, más trabajo te ahorras. Si atiendes desde la computadora, ten en cuenta que en WhatsApp Web y Escritorio las respuestas rápidas no admiten archivos multimedia; lo demás de esa versión lo explico en WhatsApp Business Web. Y cuidado al borrarlas: una respuesta rápida eliminada no se puede recuperar.

¿Cómo ordenar tus chats con listas?

Si buscas las etiquetas de WhatsApp Business, ahora se llaman listas. La ayuda oficial lo dice así: "Las etiquetas ahora son listas", y añade que el cambio llega de forma gradual, así que según tu versión todavía podrías ver una cosa u otra.

Las listas son filtros para tener los chats organizados. En la app del teléfono, abre Chats y desliza hacia abajo para verlas; ahí mismo tienes el ícono para crear una nueva. También puedes ir al menú, Ajustes > Listas > Nueva lista. Ponle un nombre, toca Añadir personas o grupos y elige los chats: hace falta al menos uno para crearla. Para meter un chat después, mantenlo presionado y elige Añadir a la lista. Si borras por error una de las listas predefinidas, la recuperas en Ajustes > Listas, en Valores predefinidos disponibles.

¿Cómo compartir tu enlace directo y tu código QR?

Si buscas el enlace corto de tu negocio, en la ayuda oficial hoy se llama Enlace directo, y no tienes que crearlo: se genera automáticamente al abrir tu cuenta. Para verlo, toca Herramientas y luego el ícono que lleva a Enlace directo. Desde ahí puedes copiarlo, enviarlo a tus clientes o activar un mensaje predeterminado para que el cliente no tenga que pensar qué escribirte.

Si el cliente tiene WhatsApp, el enlace le abre un chat contigo. Si lo abre en un navegador, llega a una página con la información de tu empresa y el botón Continuar al chat. Tu foto de perfil también sale en esa página si tu privacidad la muestra a todos.

El código QR está en el mismo sitio: en Enlace directo, toca Ver código QR > Compartir código. Puedes mandarlo por mensaje o correo, o imprimirlo y pegarlo en el mostrador. Para llevar el enlace a tu perfil de Instagram, sigue cómo poner el enlace de WhatsApp en Instagram.

¿Y el catálogo?

El catálogo se muestra en tu perfil de empresa y sirve para enseñar productos o servicios sin mandar fotos sueltas. Cada artículo necesita un título único, al menos una imagen y el país de origen; poner precio solo está disponible en algunos países. Cómo crearlo, ordenarlo en colecciones y compartirlo lo tienes en la guía del catálogo de WhatsApp Business.

Dónde está cada ajuste en WhatsApp Business

Esta tabla resume dónde está cada opción en la app del teléfono y qué límite tiene, según la ayuda oficial de WhatsApp. Rutas comprobadas en la ayuda oficial el 8 de octubre de 2026; los íconos cambian algo entre Android e iPhone, pero los nombres de las opciones son estos.

¿Cómo se verifica una cuenta de WhatsApp Business?

Aquí hay mucha confusión, así que vamos por partes. La insignia de cuenta verificada (el tic azul) en WhatsApp Business se consigue con Meta Verified, una suscripción de pago. No es automática ni gratuita, y no está disponible para todo el mundo. Para comprobarlo, entra en Herramientas (o en los ajustes de la app) y busca Meta Verified: si no ves la opción, es que todavía no está disponible para ti.

Si sí aparece, la app te propone un plan según tu empresa, te pide el pago y luego los datos para verificarte. Según la ayuda, la revisión puede tardar hasta tres días laborables o más si hay muchas solicitudes, y si Meta no logra verificar tu empresa te reembolsan ese pago. Antes de suscribirte, deja el perfil como lo quieres: si cambias el nombre, la categoría, la dirección o la web después, puede hacer falta otra revisión y podrías perder la verificación.

No la confundas con la verificación en dos pasos, que es un PIN gratuito para proteger tu cuenta y que te recomiendo activar desde el primer día. Te explico cómo en qué es y cómo activar la verificación en dos pasos en WhatsApp.

¿Qué no debes hacer en WhatsApp Business?

La ayuda oficial explica que una cuenta se puede bloquear si infringe las políticas de WhatsApp Business o de comercio de Meta, por ejemplo si manda spam, intenta vender artículos prohibidos o pone en riesgo la seguridad de otros usuarios. Una cuenta bloqueada además pierde su suscripción a Meta Verified. Con eso y con lo que ya has visto, esta es la lista de lo que conviene evitar:

• Mandar mensajes a gente que no te ha escrito ni te ha dado su número para eso. Escribe a tus clientes, no a desconocidos.
• Vender por WhatsApp productos que las políticas de Meta prohíben.
• Compartir el código de registro de 6 dígitos o intentar adivinarlo.
• Poner el nombre de empresa en mayúsculas, con emojis o con la palabra WhatsApp.
• Reinstalar la app para arreglar un perfil que no se actualiza: puedes perder el historial.
• Pagar a servicios de terceros que prometen desbloquear tu cuenta. La ayuda es clara: solo WhatsApp puede bloquear o desbloquear una cuenta de WhatsApp Business.

Si te bloquean, la app muestra el aviso "Este número de teléfono no puede usar WhatsApp" y, si crees que es un error, puedes tocar Solicitar revisión dentro de la app. La mayoría de las revisiones se completan en 24 horas. Si no aparece esa opción, el bloqueo es definitivo y no se puede apelar.

¿Todavía tienes dudas de si te conviene esta app o la normal? En la guía de qué es WhatsApp Business y cómo funciona tienes el panorama completo.

Fuentes oficiales

• Centro de ayuda de WhatsApp: cómo registrarse en WhatsApp Business.
• Centro de ayuda de WhatsApp: cómo crear un perfil de empresa y cómo editarlo.
• Centro de ayuda de WhatsApp: normas del nombre de empresa.
• Centro de ayuda de WhatsApp: mensaje de bienvenida, mensaje de ausencia y respuestas rápidas.
• Centro de ayuda de WhatsApp: listas, enlace directo y código QR.
• Centro de ayuda de WhatsApp: Meta Verified y bloqueo de cuentas de WhatsApp Business.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si tengo WhatsApp y WhatsApp Business con el mismo número?

No puedes tener las dos apps activas a la vez con el mismo número: la ayuda oficial indica que cada cuenta debe ir asociada a un número diferente. Si registras en WhatsApp Business el número que usas en WhatsApp normal, lo que haces es pasar esa cuenta a Business, con tus chats y archivos. Para usar las dos a la vez necesitas dos números.

¿Qué pasa si instalo WhatsApp Business y tengo WhatsApp normal?

No pasa nada mientras no registres el mismo número: las dos apps pueden estar instaladas en el mismo teléfono y funcionar a la vez con números distintos. Si al registrarte usas el número de tu WhatsApp normal, la cuenta se transfiere a Business, y si un día te arrepientes puedes devolverla a WhatsApp con su historial.

¿Qué no se debe hacer en WhatsApp Business?

Según la ayuda oficial, una cuenta puede bloquearse si envía spam, intenta vender artículos prohibidos o pone en riesgo a otros usuarios. Evita también escribir a desconocidos, compartir tu código de registro y pagar a terceros que prometen desbloqueos, porque solo WhatsApp puede bloquear o desbloquear una cuenta de empresa.

¿Se puede usar WhatsApp Business sin chip?

Sí, con una línea fija. Instalas la app en un smartphone con internet, registras el número fijo del negocio y tocas Llámame para recibir el código de seis dígitos por llamada. No valen las extensiones de un conmutador ni los números VoIP, gratuitos o premium.

¿Cómo se verifica una cuenta de WhatsApp Business?

La insignia azul se obtiene con Meta Verified, una suscripción de pago que se solicita desde Herramientas, en la opción Meta Verified. Si no la ves, todavía no está disponible para ti. La revisión puede tardar hasta tres días laborables. No es lo mismo que la verificación en dos pasos, que es un PIN gratuito de seguridad.