Igual que las apps para eventos, las aplicaciones para congresos se han vuelto herramientas indispensables para la organización y participación de eventos como ferias, conferencias y seminarios. Con la creciente demanda de soluciones digitales, estas aplicaciones facilitan la gestión y el seguimiento de los eventos, mejorando la experiencia tanto de organizadores como de asistentes.

En este artículo, te presento las mejores apps para congresos disponibles en el mercado, analizando sus características, ventajas y desventajas. Además, te guiaré en la elección de la aplicación que mejor se adapte a tus necesidades, tomando en cuenta factores como funcionalidad, integraciones, facilidad de uso y coste.

No importa si eres un organizador con experiencia o un asistente interesado en sacar el máximo provecho de tu experiencia, estas aplicaciones te ofrecerán una solución completa y eficiente. Sigue leyendo.

Las mejores aplicaciones para organizar congresos

La mayoría de herramientas de esta lista se centran en ofrecer una herramienta útil para el usuario y visitante del evento que estás organizando. Pueden ayudarte a darle una experiencia total con la propia aplicación de tu feria o conferencia.

SpotMe

SpotMe es una app para congresos de uso intuitivo y con muchas prestaciones interesantes. Se caracteriza por ser herramienta adaptable a conferencias virtuales o híbridas. Permitiendo la participación de los asistentes mientras proporciona información sobre los datos que fluyen a través de su CRM.

De igual manera, la aplicación te permite crear agendas personalizadas, analizar el desarrollo del congreso o conferencia y realizar encuestas. Asimismo, cuenta con la función de salas de descanso y proporciona seguridad de nivel empresarial. Aunque considero que la personalización del backstage no es tan intuitiva y la navegación a través de las métricas puede ser confusa.

Aun así, la aplicación ofrece también soporte las 24 horas del día. Asimismo, puede integrarse con el registro de la empresa para enviar invitaciones, recordatorios e incluso seguimientos de eventos. Resulta una herramienta sumamente práctica para garantizar el más alto nivel de organización tanto en eventos de gran magnitud, como en pequeños foros empresariales.

Whova

Whova es una aplicación para organizadores de conferencias que permite establecer en contactos en congresos, ferias, exposiciones, convenciones y más. La aplicación se caracteriza por crear perfiles completos de los asistentes al evento en cuestión. Puedes establecer comunicación con los asistentes antes, durante e incluso después de la reunión y demás opciones de interactividad.

La aplicación para congresos permite elegir fechas a través de su modalidad de agenda móvil, crear mapas interactivos y compartir documentos entre usuarios. Además, destaca por tener una configuración bastante intuitiva e incluso puedes habilitar notificaciones push. Aunque después despliega demasiadas notificaciones y puede ser algo difícil seguir diferentes sesiones.

Asimismo, Whova cuenta con un modo fuera de línea y también puedes tomar notas desde la aplicación. Por si fuera poco, dispone de certificados de seguridad y privacidad que hacen de la gestión y protección de los datos una acción segura. De igual manera, puedes obtener cupones u obsequios al explorar la información de los expositores.

Guidebook

La interfaz intuitiva de Guidebook hace de esta herramienta una de las opciones más sólidas entre las apps de congresos. No hace falta tener conocimientos en diseño o en código para configurar una conferencia o congreso. Con Guidebook, puedes crear un evento híbrido que se adapte a las expectativas de tu audiencia.

Guidebook es una app para empresas idónea para hacer promoción a través de redes sociales, realizar encuestas y recibir retroalimentación e incluso recibir reportes y análisis. También incluye la función de calendario de eventos y permite gestionar a los ponentes y asistentes. Aunque, por otro lado, las opciones de personalización de su interfaz pueden ser algo limitadas.

La aplicación de Guidebook puede adaptarse a conferencias, ferias, convenciones y más eventos de todos los tamaños. Además, es compatible tanto con dispositivos Android como iOS. Construye tu agenda personal, interactúa con otros contactos, comparte contenido y accede con facilidad a la información de expositores, patrocinadores y más.

Bizzabo

Capacitada para atender conferencias virtuales, presenciales e híbridas, la aplicación para congresos de Bizzabo se caracteriza por su facilidad de uso y variedad de funciones. Es usada recurrentemente para ferias comerciales, aunque también se adapta a reuniones de mayor asistencia; permitiendo incluso la posibilidad de hacer facturación móvil.

De hecho, la app permite el procesamiento de pagos con el móvil, la creación de agendas y horarios, elaboración de eventos. Además, puedes acceder al congreso desde cualquier parte del mundo. Eso sí, la interfaz puede ser algo difícil de entender para los asistentes y tampoco cuenta con funciones de CRM.

De igual manera, con Bizzabo puedes conectar e interactuar con expositores, patrocinadores y asistentes a través de encuestas, chats, compartir contenido y más. Asimismo, puedes recibir notificaciones en tiempo real sobre descuentos, sesiones en curso y ponentes. Por lo que ofrece numerosas ventajas para gestionar y organizar programas sin dificultad.

PheedLoop Go!

PheedLoop es una app de congresos híbrida que brinda múltiples funciones interesantes en el instante que comienza una conferencia. De este modo, los asistentes pueden comenzar a establecer contactos a través de una amplia gama de redes, interacción, gamificación e información.

Su funcionamiento es bastante sencillo, facilitando el uso de herramientas como transmisiones en vivo, registro y emisión de tickets para ventas, creación de encuestas y más. Asimismo, cuenta con un sistema de monetización y capacidad de gamificación. Aunque puede que la interacción con la app sea algo confusa al principio.

Asimismo, la app de PheedLoop cuenta con un escáner para registrar las credenciales de los asistentes en congresos presenciales. Ideal para conseguir contactos de una manera práctica y beneficiosa para la empresa.

Eventee

La app de congresos Eventee es considerada como de las mejores en el sector de conferencias y reuniones híbridas. La aplicación permite una amplia variedad de funciones útiles para la gestión de congresos, ferias y demás. Por ejemplo, puedes crear un evento gratuito en cuestión de minutos con capacidad para 100 asistentes.

Eventee dispone de un plan de pago que permite transmisiones en vivo mediante una integración con Vimeo y YouTube. También admite contenido pregrabado, puede integrarse con servicios como Google Meet, Zoom y Microsoft Teams. Eso sí, las opciones de personalización pueden ser algo limitadas, pero sigue siendo bastante efectiva.

El principal atractivo de Eventee es su facilidad de integración con otros servicios, como apps de videollamadas. Puede que no tenga tantas funciones como otros servicios, pero te permite gestionar de forma eficiente el desarrollo de tu conferencia o congreso, analizar el desarrollo de los mismos e incluso puedes hacer encuestas en vivo.

Hopin

La app Hopin es una herramienta pensada tanto para conferencias o congresos presenciales o virtuales. Con la app, puedes intercambiar tarjetas de presentación virtuales, obtener resúmenes de los asistentes después de un evento e incluso compartir presentaciones o crear salas individuales durante el mismo.

Con Hopin puedes hacer seguimiento del comportamiento de tus asistentes. De igual manera, obtienes métricas e informes del seguimiento, puedes personalizar la interfaz de presentaciones. Lo mejor, es que la aplicación soporta hasta 10 idiomas y ofrece un plan gratuito para 100 inscritos. Sin embargo, algunas de sus prestaciones no son tan amigables.

Hopin también permite recibir notificaciones automáticas para mantenerte al tanto en tus sesiones. Asimismo, puedes iniciar sesión desde múltiples dispositivos a la vez, revisar diferentes stands e incluso ver conferencias en vivo. Consulta sus planes de pago para poder realizar tus propias reuniones con hasta 100000 personas.

Webex Events

La aplicación Webex Events es una conocida herramienta para conferencias y congresos que incluso se adapta bastante bien a ferias comerciales. Dadas sus capacidades, puede ser de gran ayuda para las empresas en su objetivo de obtener mejores resultados en eventos presenciales, virtuales e híbridos.

Webex Events brinda la posibilidad de crear salas de vídeo, transmisiones en vivo y generar métricas sobre el desarrollo del congreso. Asimismo, puedes realizar videoconferencias 1:1 o incluso crear redes para la interacción entre participantes. Sin embargo, me parece que a nivel de navegación requiere de un par de mejoras.

El punto fuerte de Webex está en la creación de redes. La herramienta se encarga de potenciar las etapas de planificación y ejecución del programa fijado. Puedes también registrar e imprimir credenciales, estudios de producción y más. Incluso puedes explotar diferentes métodos de participación con tus conexiones, por lo que la experiencia es muy completa.

Airmeet

La app para congresos Airmeet hace gala ser la primera herramienta Event Experience Cloud del mercado. A través de una interfaz intuitiva, la aplicación te permite conectar con personas de cualquier parte del mundo con cualquier formato de conferencia que manejes. Asiste a sesiones y crea nuevos contactos con solo introducir tus credenciales.

Airmeet te permite explorar una gran diversidad de convenciones y ferias, interactuar con otros participantes a través de salones sociales y crear agendas digitales. Asimismo, puedes realizar varias tareas a la vez mientras escuchas a los oradores en segundo plano o incluso registrar eventos. Sin embargo, vale la pena destacar que su versión móvil presenta algunas limitaciones.

A pesar de ello, más de 6500 empresas han puesto su confianza en las capacidades de Airmeet para conseguir experiencias inmersivas y lograr conexiones significativas. La aplicación está más pensada para los asistentes, mientras que los ponentes u organizadores deben optar por la versión web. Aun así, es una herramienta fiable para el desarrollo óptimo de encuentros y reuniones.

VFairs

Pensada para lidiar con audiencias globales, VFairs es una de las aplicaciones para congresos más completas del mercado. La herramienta proporciona una gran variedad de opciones de personalización, entre funciones e integraciones, para garantizar una gestión óptima de congresos, conferencias, ferias, exposiciones y más.

vFairs proporciona informes de desempeño, te permite acceder a vestíbulos, salones o salones virtuales exclusivos. Asimismo, cuenta con una función de coincidencia automática de perfiles, autofacturación simplificada y también intercambio de tarjetas de presentación mediante QR. Sin embargo, puede ser algo difícil acceder a los vídeos de las sesiones y salas de chat.

Al igual que otras herramientas en el área, VFairs te permite navegar y explorar entre diferentes sesiones o incluso ver seminarios web en vivo. Además, puede ser un excelente aliado para dar visibilidad a tu feria comercial o al catálogo de productos de tu empresa. Asimismo, te permite mantenerte actualizado en todo momento para no perderte de nada.

Factores a considerar al elegir una aplicación para congresos

Una vez te he mostrado las mejores apps para congresos, ¿cómo decantarse por una o por otra? Te traigo una serie de factores a tener en cuenta antes de tomar la decisión final:

Funcionalidad y características

Es fundamental analizar las funciones y características que ofrece cada aplicación para congresos. Algunas aplicaciones pueden centrarse en aspectos específicos, como la creación de agendas o el networking entre asistentes, mientras que otras pueden ofrecer soluciones más completas e integradas.

Asegúrate de seleccionar una aplicación que cubra tus necesidades y las de tu evento, facilitando la gestión y mejorando la experiencia de los asistentes.

Integraciones con otras herramientas

La capacidad de integrarse con otras herramientas y plataformas es otro aspecto importante a considerar. Esto incluye la sincronización con sistemas de gestión de eventos, plataformas de venta de entradas o herramientas de marketing y comunicación.

Una buena integración permitirá automatizar procesos, reducir el tiempo de trabajo y mejorar la eficiencia en la organización del evento.

Facilidad de uso y personalización

Una aplicación fácil de usar y personalizar es esencial para garantizar una experiencia satisfactoria tanto para organizadores como para asistentes. Busca aplicaciones que ofrezcan interfaces intuitivas, soporte para múltiples idiomas y opciones de personalización para adaptar la aplicación a la imagen y estilo de tu congreso.

La facilidad de uso también facilitará la adopción de la aplicación por parte de los asistentes, maximizando su utilidad y el retorno de la inversión.

Soporte y actualizaciones

El soporte técnico y las actualizaciones son aspectos cruciales para garantizar el correcto funcionamiento de la aplicación durante el evento. Asegúrate de que la empresa desarrolladora ofrezca un soporte adecuado en caso de problemas o consultas y que mantenga la aplicación actualizada con las últimas mejoras y correcciones de errores.

Coste y presupuesto

Por último, el coste de la aplicación y su ajuste a tu presupuesto es un factor determinante en la elección. Algunas aplicaciones para congresos ofrecen planes gratuitos con funciones básicas, mientras que otras requieren suscripciones de pago que incluyen características adicionales y soporte premium.

Evalúa cuidadosamente el equilibrio entre el precio y las funciones ofrecidas para asegurarte de obtener el máximo valor por tu inversión.

Consejos para aprovechar al máximo las aplicaciones para congresos

Una vez elegida la app de congresos, ¿cómo sacarle el máximo partido? Te presento algunos aspectos clave a considerar:

Fomentar la interacción entre los asistentes

Anima a los asistentes a utilizar las funciones de networking y comunicación de la aplicación. Esto incluye la creación de grupos de chat, la realización de encuestas y preguntas en tiempo real durante las sesiones, así como el uso de herramientas de emparejamiento para conectar a personas con intereses similares.

Estas interacciones enriquecerán la experiencia del evento y permitirán establecer relaciones profesionales duraderas.

Mantener la información actualizada

Asegúrate de que toda la información del evento, como la agenda, los ponentes y las ubicaciones, esté actualizada y sea fácilmente accesible a través de la aplicación. Esto permitirá a los asistentes planificar mejor su tiempo y evitar confusiones o malentendidos.

Además, informa a los asistentes sobre cualquier cambio en la programación o el lugar a través de notificaciones push o mensajes dentro de la aplicación.

Utilizar las funciones de análisis de datos

Las aplicaciones para congresos suelen ofrecer herramientas de análisis de datos que te permitirán evaluar el rendimiento y el éxito de tu evento. Estas métricas pueden incluir datos sobre la participación, el compromiso de los asistentes, las conexiones realizadas y el contenido más popular.

Utiliza estos datos para mejorar en un futuro y ajustar tu estrategia de marketing y comunicación.

Integrar la aplicación con otros canales de comunicación

Aprovecha la integración de la aplicación con otras herramientas de comunicación, como las redes sociales y el correo electrónico, para promover tu evento y mantener a los asistentes informados. Esta integración te permitirá llegar a un público más amplio, aumentar la visibilidad de tu evento y mejorar el compromiso de los asistentes antes, durante y después del congreso.

Espero que estas plataformas y aplicaciones para congresos te lo pongan un poco más fácil a la hora de organizarlos. Nunca está de más sacarle el máximo partido a tu móvil, ¿no crees? Cuéntame tu opinión: ¿Has utilizado alguna de ellas? ¿Conoces otra que pueda ser útil? ¡Déjame tu comentario y no olvides compartir este artículo si te ha sido de ayuda!

Créditos imágenes: Pixabay