Para un congreso necesitas cinco cosas en el móvil: la app oficial del evento (Whova, Cvent Events o Swapcard), un escáner de tarjetas, un bloc de notas que sincronice, un traductor con modo conversación y la videollamada del formato híbrido. Casi todas son gratis para el asistente: paga el organizador.

Qué llevar instalado antes de entrar al recinto

Un congreso profesional no se resuelve con una sola app. Se resuelve con seis o siete, cada una para un momento concreto: la agenda por la mañana, el escáner en el estand, las notas en la sala, el traductor cuando el ponente es alemán y la videollamada cuando tu equipo se ha quedado en la oficina. Esta es la combinación que funciona, con el coste real que te va a suponer a ti como asistente.

La app oficial del evento manda

Aquí conviene quitarse una idea de encima: tú no eliges la app del congreso. La elige quien lo organiza, y tú te descargas la que te digan en el correo de confirmación. Lo que sí puedes es saber con qué te vas a encontrar, porque el 90 % de los congresos españoles de tamaño medio y grande corren sobre cuatro o cinco plataformas.

Whova

Es la más extendida en congresos académicos y asociaciones. Trae agenda personalizable, listado de asistentes con perfil, mensajería interna, tablones de comunidad y modo sin conexión para consultar el programa cuando el wifi del recinto se cae, que se cae. Para ti es gratuita en Android y iPhone: quien paga es el organizador, con presupuesto por evento y una comisión del 3 % más 0,99 $ sobre cada entrada de pago que se venda a través de la plataforma.

Advertencia práctica: Whova manda muchas notificaciones. Entra en los ajustes el primer día y deja activas solo las de tus sesiones marcadas y los mensajes directos, o acabarás silenciando la app entera y perdiéndote el cambio de sala.

Cvent Events, antes Cvent Attendee Hub

Si el congreso es corporativo o farmacéutico, es muy probable que te toque esta. Ojo con el nombre: en Google Play y en la App Store la app del asistente se llama ahora Cvent Events, mientras que Attendee Hub sigue siendo la denominación del producto en la parte de organizador. Si buscas Attendee Hub a secas te puedes liar. Es la sucesora de CrowdCompass e incluye agenda, mapa del recinto, encuestas en sala y escaneo de credenciales.

Swapcard

La opción fuerte de ferias comerciales y salones profesionales. Su gracia es el emparejamiento: rellenas tu perfil con lo que buscas y la app te propone expositores y asistentes con los que tiene sentido reunirse, con solicitud de cita y hueco en la agenda incluidos. Permite exportar los contactos que has hecho a la agenda del móvil o al CRM al terminar, que es exactamente lo que necesitas el lunes siguiente. Gratuita para el asistente en ambas tiendas.

Brella

Mismo terreno que Swapcard y muy usada en eventos nórdicos y de startups. Va todavía más al grano en la parte de reuniones uno a uno: eliges intereses, la app te ordena a la gente por afinidad y bloqueas franjas de quince minutos en mesas numeradas. Sigue en desarrollo activo, con actualización en las tiendas en julio de 2026.

Guidebook, Bizzabo y SpotMe

Las tres siguen vivas y las verás sobre todo en congresos universitarios (Guidebook) y en eventos corporativos grandes (Bizzabo, SpotMe). Para el asistente el planteamiento es idéntico: descargas, metes el código del evento y dentro. Si además eres tú quien monta el congreso, Guidebook publica precios (autoservicio muy barato, 3.750 $ al año el plan Full Service y 7.000 $ el de app con marca propia), mientras que Bizzabo y SpotMe trabajan siempre con presupuesto cerrado. Para eventos pequeños y quedadas de empresa te sirve mejor cualquiera de las apps para organizar eventos, que no exigen contrato anual.

Apps que se han caído de la lista

Estas cuatro aparecían en casi todas las recomendaciones de apps para congresos hace un par de años. Hoy no valen, y conviene saber por qué antes de perder media hora buscándolas en la tienda.

• Hopin. Vendió sus productos Events y Session a RingCentral en agosto de 2023 y hoy el servicio se llama RingCentral Events. La app Hopin que se recomendaba ya no existe con ese nombre.
• Webex Events, la antigua Socio. Cisco dejó de ofrecerla como producto independiente y el soporte del standalone terminó el 30 de abril de 2025. Solo continúa para quien tiene la suite completa de Webex.
• Microsoft Lens. Microsoft la puso en estado retirado el 9 de enero de 2026, la sacó de la App Store y de Google Play el 9 de febrero y desactivó la creación de escaneos nuevos el 9 de marzo de 2026. Los escaneos antiguos se siguen viendo si conservas la app instalada, pero no puedes hacer más. El relevo oficial que indica Microsoft es el escáner integrado en la app de OneDrive y la app Microsoft 365 Copilot.
• Evernote. No ha cerrado, pero desde el 4 de diciembre de 2023 su plan gratuito se limita a 50 notas y una sola libreta, con un dispositivo. Para tomar apuntes de tres días de congreso se te queda corto el primer día, y los planes de pago arrancan en torno a los 99 $ al año. Como bloc gratuito ha dejado de tener sentido.

Escanear tarjetas y documentos sin perder el hilo

En una feria vuelves con veinte tarjetas en el bolsillo y ninguna cara asociada. Escanéalas en el momento, con el expositor todavía delante, y añade una nota de dos palabras sobre de qué habéis hablado. Es la diferencia entre un contacto útil y un cartón.

CamCard sigue siendo la referencia para tarjetas: fotografía, reconoce los campos y los mete en la agenda del móvil. A principios de 2026 giró hacia la tarjeta digital y la gestión de equipos, y en Google Play la encuentras como CamCard AI Scanner. Adobe Scan es la mejor opción para documentos, folletos y facturas del hotel, con reconocimiento de texto gratuito hasta 5 páginas por archivo; a partir de ahí, o para unir varios escaneos en un PDF, pide la suscripción premium de unos 9,99 $ al mes. Si trabajas con Microsoft, el escáner de OneDrive es ahora la vía recomendada tras la retirada de Lens, con una pega que conviene saber: guarda en la nube, no en el almacenamiento local del teléfono. Tienes más alternativas comparadas en nuestra guía de apps para escanear documentos con el móvil.

Para el contacto profesional puro, el atajo más rápido sigue siendo el código QR de LinkedIn: está dentro de la barra de búsqueda de la app, en el icono de la derecha. Se enseña, la otra persona lo escanea y la conexión queda hecha sin teclear nada.

Advertencia práctica: revisa qué permisos pide un escáner de tarjetas antes de instalarlo. Necesita la cámara y, como mucho, escritura en contactos. Si te reclama acceso completo a la agenda, al almacenamiento y a la ubicación, busca otra.

Notas y transcripción de las ponencias

Google Keep es lo más rápido para apuntar una idea entre sesión y sesión: notas de voz con transcripción automática, etiquetas por color y sincronización inmediata con el ordenador. OneNote gana si prefieres estructura de cuaderno con secciones por día o por track, y es gratuito con los 5 GB de OneDrive. Notion encaja si vas a convertir esas notas en un informe para tu equipo: en el plan gratuito tienes bloques ilimitados mientras seas el único miembro del espacio, con un tope de 5 MB por archivo subido.

Para transcribir una ponencia entera, Otter.ai hace el trabajo en inglés con bastante fiabilidad: 300 minutos al mes en el plan gratuito, con un máximo de 30 minutos por grabación. Ese tope de 30 minutos es la clave, porque una keynote de 45 se te queda cortada por la mitad. Divide la grabación en dos tandas o asume que solo vas a transcribir el bloque bueno.

Antes de grabar nada, mira el programa: muchos congresos prohíben expresamente la grabación de audio de las sesiones, y en las de contenido clínico o financiero suelen avisarlo por megafonía. Grabar la ponencia de un tercero para publicarla después es otro asunto distinto y no te lo van a permitir.

Traducir una charla o una conversación de pasillo

Google Traductor tiene dos modos que sirven para cosas distintas. El modo conversación es para hablar con alguien cara a cara, por turnos, con detección automática de quién habla en qué idioma. El modo transcribir es el que quieres en una sala: escucha en continuo y va escupiendo el texto traducido en pantalla mientras el ponente habla. Durante 2025 y 2026 Google ha ido metiendo traducción en vivo con voz en más de setenta idiomas, respetando el tono del que habla.

DeepL traduce con más finura los textos técnicos y también funciona con voz e imagen desde su app de Android e iPhone, útil para un panel de expositor o un dossier en alemán. Nuestra comparativa de apps de traductor para el móvil entra en más detalle sobre cuál elegir según el idioma.

Un aviso de campo: descarga el paquete de idioma antes de entrar. En un pabellón con cuatro mil personas conectadas, la traducción que depende de la nube tarda tanto que llega cuando el ponente ya ha cambiado de diapositiva.

Agenda, mapas y sesiones híbridas

La agenda de la app del congreso está muy bien, pero no habla con tus reuniones de trabajo. Casi todas dejan exportar las sesiones marcadas a Google Calendar, y ahí sí ves de un vistazo que la mesa redonda de las once choca con la llamada con el cliente. Si tu sistema de citas se te queda corto, en nuestra selección de apps de agenda para el día a día hay opciones que sincronizan varios calendarios a la vez.

Google Maps resuelve dos problemas: llegar al recinto en transporte público y moverte dentro de él, porque los mapas de interiores cubren muchos palacios de congresos y recintos feriales con plano por plantas. Guarda el mapa de la zona sin conexión la noche anterior.

Para la parte híbrida, los topes de los planes gratuitos importan más de lo que parece: Google Meet corta a los 60 minutos, Zoom a los 40 y Microsoft Teams a los 60 en reuniones de grupo, los tres con hasta 100 participantes. Si vas a retransmitir una mesa a tu equipo, mira quién tiene cuenta de pago antes de empezar. Las diferencias entre las tres las desglosamos en la guía de apps para reuniones y videollamadas.

Cómo dejar el móvil listo la noche antes

1. Instala la app oficial del evento y entra con el correo de la inscripción. No lo dejes para la cola de acreditación: si el correo no coincide, necesitas escribir a la organización.
2. Descarga la agenda y el mapa dentro de la app para tenerlos sin conexión, y marca ya las sesiones que te interesan.
3. Baja el paquete de idioma del traductor y el mapa de la zona en Google Maps.
4. Actualiza tu perfil de LinkedIn y localiza el código QR en la barra de búsqueda, para no buscarlo delante de nadie.
5. Revisa permisos y notificaciones: cámara para el escáner, avisos solo de tus sesiones y mensajes directos.
6. Mete una batería externa en la mochila. Con la app del evento, el escáner y el traductor funcionando, un día de feria se come la batería antes de comer.

Preguntas frecuentes

¿Hay que pagar por la app oficial de un congreso?

No. La descarga y el uso son gratuitos para el asistente en Android y iPhone. Quien paga la licencia es el organizador, con presupuesto por evento. En el caso de Whova, además, la plataforma le cobra un 3 % más 0,99 dólares por cada entrada de pago vendida.

¿Qué uso para escanear ahora que Microsoft Lens ha desaparecido?

Microsoft retiró Lens el 9 de enero de 2026, la quitó de las tiendas el 9 de febrero y desactivó los escaneos nuevos el 9 de marzo de 2026. La propia Microsoft dirige a la app de OneDrive, que lleva escáner integrado, y a Microsoft 365 Copilot. Adobe Scan y CamCard son las alternativas si no usas el ecosistema de Microsoft.

¿Sirve Evernote para tomar notas en un congreso?

En su plan gratuito ya no. Desde diciembre de 2023 está limitado a 50 notas, una libreta y un dispositivo, y los planes de pago arrancan alrededor de los 99 dólares al año. Para tres días de sesiones van mejor Google Keep, OneNote o Notion, gratuitos y sin ese tope.

¿Se puede traducir una ponencia en directo con el móvil?

Sí. El modo transcribir de Google Traductor escucha en continuo y muestra el texto traducido mientras el ponente habla, y el modo conversación sirve para hablar por turnos con otra persona. Descarga antes el paquete de idioma, porque en un recinto saturado la conexión no da para traducir en tiempo real.

¿Funciona la app del congreso sin cobertura?

Las principales guardan la agenda, el mapa y el listado de ponentes en el propio móvil, así que se consultan sin datos. Lo que necesita conexión es la mensajería, el emparejamiento de contactos y las encuestas en sala. Abre la app y sincroniza mientras tengas wifi decente, por ejemplo en el hotel.